Hjärntorget har också mötts av mycket kritik genom åren, både i granskningar gjorda internt och externt. Bland annat för brister i säkerhet och användning av personuppgifter. 2016 väcktes på Liberalernas initiativ frågan att skrota hela Hjärntorget – men ett arbete hade då redan inletts för att hitta en bättre fungerande lösning. Stadens kommungemensamma system är knutna till ett regelverk för hur det ska utvecklas och en formulering om att se över Hjärntorget finns med sedan juni 2016.

Tidigare i år presenterades en förstudie för Hjärntorgets framtid – alternativen var att göra inget alls, renovera systemet eller slänga ut det helt och hållet och börja med något annat. Nu har beslutet landat i renoveringsalternativet.

– Det pågår ett arbete för att få fram en tydligare bild av vad det finns för behov hos elever, vårdnadshavare och verksamheten.Vi har inte haft en sådan bild så tydligt tidigare, säger Katarina Öryd, verksamhetschef med ansvar för utbildning och välfärd på intraserviceförvaltningen.

Utifrån målbilden tar man fram en handlingsplan för vad som ska göras, i vilken ordning och hur det ska gå till. Leder arbetet gör en projektgrupp som förutom Katarina Öryd själv också består av representanter för de tre skolförvaltningarna, konsument- och medborgarservice och ytterligare personer från intraservice.

Förändringar redan nästa år

I grunden är Hjärntorget inte ett system utan en plattform som bygger på teknik från flera olika leverantörer. Google är en teknikleverantör men det kanske viktigaste systemet är Ping Pong, som utvecklats specifikt för skolvärlden och bland annat är till för att kunna lämna in skoluppgifter. Framtiden för det systemet är inte avgjord ännu, alla valmöjligheter finns kvar på bordet.

– Det är en väldigt central fråga eftersom det är så stora delar i Hjärntorget, men där är vi inte framme vid beslut ännu, säger Katarina Öryd.

Uppdaterat gränssnitt

Hon tror att det ska kunna börja rullas ut förändringar redan nästa år. Ett uppdaterat gränssnitt som gör det enklare för de olika grupperna att använda verktygen inne i Hjärntorget finns på agendan. Det är nämligen inte säkert att det är själva funktionerna i sig det är fel på, tror Katarina Öryd, utan det kan vara utseendet som gör det svårt att hantera.

– Vi kanske behöver göra en del förändringar i hur saker ser ut och anpassa mer efter olika målgruppers behov. Idag ser det nästan likadant ut för alla, så det kanske inte alltid är tekniken i botten som spökar, säger hon.

Omorganisering sinkar

Det är inte bara stadsrevisionen som har kritik mot Hjärntorget – sociala medier kryllar av (främst) frustrerade föräldrar. Att det är ett verktyg som väcker frustration för att det fungerar dåligt hos många är känt.

– Jag tror att det handlar om olika delar. Användbarheten är jätteviktig, vi måste ha en lösning som känns användbar för alla grupper. Men det handlar också om arbetssätt. Man arbetar på olika sätt i Hjärntorget på olika ställen och det påverkar hur man upplever plattformen. Så jag tror att det är en kombination av teknik och arbetsprocesser som behöver fungera för att det ska lyckas.

Att Göteborgs skolväsende organiserats om har gjort att tidsplanen förändrats – det stora arbetet med att flytta ansvaret för förskola och grundskola till centrala förvaltningar har tagit mycket kraft och uppmärksamhet.

– Det har påverkat tidsplanen. Vi har jobbat med Hjärntorget-frågan men både på intraservice och i övriga delar av staden har mycket fokus och arbete legat på att de nya nämnderna skulle kunna arbeta 1 juli i år, säger Katarina Öryd.