Oklara kostnader – trots det införs IT-systemet

Det var i början av oktober som Göteborgs stads plötsligt pausade utrullningen av det nya datorsystemet Office 365, som alla anställda i kommunen ska få tillgång till. Anledningen var att kommunjuristen hittat en säkerhetsbrist i systemet, som möjliggjorde för obehöriga personer hos Microsofts underleverantörer att få tillgång till sekretessklassad information, vilket skulle kunna innebära att uppgifter klassas som röjda.

Men efter att kommunen mött Microsofts chefjurist i Stockholm påbörjades utrullningen av systemet igen. Man förhandlade fram en lösning där ett tillägg av vad som kallas Customer Lockbox. Det gör att staden måste godkänna varje person som försöker nå information vid exempelvis ett supportärende. Om staden inte godkänner förfrågan om tillgång inom en viss period förfaller den och tillgång ges inte.

BRA JOURNALISTIK ÄR INTE GRATIS

Gillar du det vi gör?
Swisha en peng till: 123 401 876 8

Customer Lockbox ingår normalt bara i Microsofts dyraste licens, E5. Skillnaden i pris mellan de olika paketen är markant. E3, som är den licens som innehåller de vanliga officeprogrammen, kostar 184,60 kronor per användare och månad enligt Microsofts hemsida. För E5 skulle kommunen istället få hosta upp 323 kronor per användare och månad. Det skulle handla om miljonbelopp om alla kommunanställda ska få E5-paketet istället för E3.

Har tagit fram tilläggsavtal

Men Göteborgs kommun har fortfarande den billigare licensversion och har inte uppdaterat till den dyrare E5, säger Intraservice CIO Max Sandberg till ETC Göteborg. Istället har man tagit fram ett avtal där Costumer lockbox läggs till de licenser man redan har.

– Vi har nått en överenskommelse med Microsoft om att köpa tjänsten Customer Lockbox som tillägg, men ännu ej kommit överens om de affärsmässiga villkoren, skriver han i ett mejl till ETC Göteborg.

Vad menar du med de affärsmässiga villkoren?

– Det avser prisnivå och hur fakturering skall ske.

Men när ETC Göteborg frågar om vad avtalet med Microsoft om införandet av Customer lockbox kan komma att kosta får vi inget svar.  Max Sandberg hänvisar till att förhandlingen pågår just nu.

– Det kan jag tyvärr inte uttala mig om i pågående förhandling, säger han.

Max Sandberg menar att han hoppas att förhandlingarna om "de affärsmässiga villkoren" för Customer Lockbox ska vara klara i slutet av november. Då bör kostnaderna för införandet också bli offentliga.

Men trots att ett avtal om vad uppgraderingen ska kosta inte har nåtts har alltså utrullningen av systemet redan påbörjats igen.

Handlat om att få rabatt

När ETC Göteborg frågar vidare om varför systemet rullats ut trots att det inte finns någon överenskommelse om kostnaden blir vi hänvisade till förvaltningsdirektör för Intraservice Nisse Waldefeldt, då han ska vara mer insatt i inköpet. Han menar att förhandlingen med  Microsoft som nu pågår handlar om att få ner priset.

– Vår förhandling har handlat om att få rabatt på priset för lösningen i förhållande till det listpris som finns.

Varför har utrullningen av Office 365 påbörjats trots att det inte finns ett avtal om kostnader för tillägget?

– Utrullningen av Office 365 kunde fortsätta eftersom vi har avtal med Microsoft kring Customer lockbox. Kostnaderna för lösningen ryms inom den kalkyl för digital arbetsplats vi tog fram i våras  och baseras på antal användare som vi har i Office 365.