– Vi har förtydligat vilka regler som gäller och vem som ska göra vad, säger hon.

Nu har de tagit fram ett förslag på en rutin på hur utlämningen av dokument ska gå till. Enligt Erica Farberger finns ett behov i hela stadens förvaltning att förtydliga vad som gäller.

– Det kan handla om att man behöver veta vad en handling är. Begreppet offentlig handling har blivit bredare när tekniken har förändrats. Det ska inte råda några oklarheter om vad som är en handling och när den är allmän eller är sekretessbelagd. Det är viktigt för att inte utlämnande ska ta extra lång tid för att man inte har kunskap om hur man ska gå tillväga.

– Det ska vara lätt att göra rätt, helt enkelt.

Fanns det några uppenbara brister i hanterandet av offentliga handlingar som ni stött på?

– Inte vad jag vet. Men det har ibland höjts kritiska röster om att det tar lång tid i vissa fall med utlämnandet. Det är väl framför allt där problemet har varit.

Erica Farberger menar att osäkerheten i vad man får och inte får lämna ut är ett av problemen som skapar den långa väntetiden.

– Det uppstår frågor som ”Vad får jag bestämma” eller ”Vem ska göra det här jobbet”. Man är rädd att göra fel och då tar det extra tid.

Utöver att det har tagit för lång tid att få ut handlingar i vissa fall har det också funnits problem med införandet av handlingar i diarier.

– Det har varit en del brister i diarieförandet av allmänna handlingar och e-post hanteringen. Det vi nu har gjort är en kodifiering av gällande rätt. Det är inte så att vi gör något nytt, utan baseras på lagen och praxis för att hjälpa de anställda.