Meningen med symposiet är att få i gång en dialog och ett kunskapsutbyte bland organisationsforskare, sociologer, psykologer, statsvetare, lingvister och kommunikationsforskare.
– Vi är många som intresserar oss för möten och vi har mycket att lära av varandra, både för att förstå mötens roll i organisationer och hur olika möten kan utformas, säger Christoph Haug.
Möten har blivit en allt vanligare del av allas våra liv, både på jobbet och i ideella föreningar. I dag talar vi om kick-off-möten, team meetings, de-briefings och strategiworkshops vid sidan av alla vanliga projektmöten och avdelningskonferenser.
Men vad är det som avgör om ett personalmöte blir bra eller tråkigt? Och vad krävs egentligen för att ett årsmöte ska vara effektivt och inkluderande?
BRA JOURNALISTIK ÄR INTE GRATIS
Gillar du det vi gör?
Swisha en peng till: 123 401 876 8
Ickeverbala uttryckssätt
Forskarna på symposiet kommer att diskutera alla tänkbara aspekter av olika typer av möten. Här finns experter på digitalisering och teknik, men också de som särskilt studerat kroppsspråk och andra ickeverbala sätt att uttrycka sig.
Christoph Haug började sin egen forskning med att undersöka beslutsfattandet i rättvise-rörelser som Attac och olika sociala forum. Han tyckte det var extra intressant att se vad som hände när flera olika aktörer, från till exempel kvinno-, miljö- och biståndsrörelsen, samlades under ett paraply.
– Alla kände att man behöver samarbeta för att skapa en bättre värld, men frågan var hur man klarade det i praktiken när man samtidigt har ganska olika utgångspunkter.
Ganska snart insåg Christoph Haug att han måste förstå nätverkens möten för att kunna granska hur besluten fattades. Under arbetet med sin doktorsavhandling var han därför med på 192 möten, ofta med en filmkamera i handen.
– På de flesta möten hade man en talarlista för att fördela ordet till deltagarna. Det är särskilt viktigt för rörelser som gör anspråk på att vara demokratiska eftersom man då låter alla komma till tals. Var och en får möjlighet att ta upp sitt eget ämne utan att behöva relatera till det som den förgående talaren sa. Med en talarlista kan någon vara ”first speaker”.
Kräver stark ledare
Men det finns också nackdelar med att ha talarlistor, menar Christoph Haug och nämner att det kan vara svårt att hålla sig till en fråga om många på mötet vill lansera egna idéer och åsikter. Och då kan det bli mer komplicerat att fatta beslut.
– För att möten ska bli effektiva krävs därför en stark ledare. Jag har avstått från att värdera vilken typ av möten som är mest demokratiska. Det finns alltid personer som riktar kritik mot starka ledare, men samtidigt brukar andra människor uppskatta möten som leds av en fast hand.
Christoph Haug berättar att han i sin pågående forskning, ett treårigt projekt som finansieras av EU, granskar möten på företag och myndigheter samt i civilsamhället. Ambitionen är att göra studier i mer formella sammanhang.
– Det har varit svårt att bli insläppt i styrelserummen. Men en slutsats som kan dras är att skillnaderna inte är så särskilt stora mellan möten bland aktivister och näringslivsfolk.
Däremot finns en del som skiljer möten i olika länder åt. Vi svenskar har till exempel en mycket stark förankringskultur, medan andra inte drivs av samma strävan att nå konsensus. Ett vanligt fel i Sverige är att för många deltagare bjuds in till möten eftersom vi inte vill utesluta någon.
– Ett råd är därför att man inför mötet verkligen tänker igenom vilka som behöver vara med och om alla verkligen måste närvara hela tiden.
Enligt Christoph Haug klagas det ofta helt felaktigt på att det är för mycket möten. Han påpekar att det många gånger är en chefs främsta uppgift att koordinera och då är möten kanske den viktigaste arbetsmetoden.
– Ju mer koordination och avdelningsövergripande uppgifter blir en del av vårt arbete, desto mindre finns det motsats mellan att jobba och att sitta på möten, slår han fast.
Inför tvådagarssymposiet i Göteborg har Christoph Haug haft bråda dagar. Det är mycket som ska bokas och planeras. Viktigt har varit att hitta en bra lokal där deltagarna inte behöver sitta i rader i en hörsal utan kan placeras i grupper runt flera bord.
– Meningen är att vi inte ska lyssna på en rad föreläsningar. I stället blir det ett antal korta presentationer i Pecha kucha-format, där varje person får sammanfatta sitt budskap till 20 bilder som visas 20 sekunder vardera.
Utrymme för spontana möten
Forskarna har också fått ett digert material, omkring 30 rapporter, att gå igenom innan de kommer. Synpunkter och frågor samlas på en särskild plattform och under själva mötet ska allt som skrivits sedan visas upp på en skärm, där olika ämnen grupperas inför diskussionerna.
– Det värsta som kan hända är att ingen har läst något i förväg. Men jag är inte särskilt orolig för det.
Med tanke på det stora intresset för symposiet är Christoph Haug tvärtom övertygad om att det kommer att bli intressanta dagar. Inte minst räknar han med många bra möten i pauserna.
– Jag har lagt in extra långa kaffepauser, ett lunchuppehåll på hela 90 minuter och gemensamma middagar för att skapa utrymme för spontana samtal. Det är viktiga detaljer för mötesforskare, men något som ”vanliga” deltagare kanske inte tänker på, säger Christoph Haug.
